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Manual sarlaft

Manual sarlaft

El presente documento comprende 12 capítulos esenciales que exige la normatividad colombiana, desde el marco legal hasta los procedimientos de conservación documental para la implementación, cumplimiento y desarrollo de una política preventiva de la gestión de riesgo de LA/FT de cara a las actividades económicas realizadas por la empresa.

Este documento corresponde a una guía de obligatoria consulta y seguimiento desde su implementación, atendiendo lo dispuesto por la Superintendencia de Transporte en RESOLUCIÓN No. 2328 de 2025.

TABLA DE CONTENIDO

  1. PRESENTACIÓN Y ALCANCE
  2. MARCO LEGAL Y NORMATIVO
  3. DEFINICIONES Y GLOSARIO
  4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SARLAFT
  5. METODOLOGÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO LA/FT
  6. POLÍTICAS GENERALES DEL SARLAFT
  7. PROCEDIMIENTOS DE DEBIDA DILIGENCIA
  8. SEÑALES DE ALERTA Y OPERACIONES INUSUALES
  9. REPORTES INTERNOS Y EXTERNOS
  10. CAPACITACIÓN
  11. SANCIONES Y RÉGIMEN SANCIONATORIO
  12. DOCUMENTACIÓN Y CONSERVACIÓN DE REGISTROS

1. PRESENTACIÓN Y ALCANCE

1.1 Introducción

JAB S.A.S., en adelante “LA EMPRESA”, consciente de su responsabilidad social empresarial y en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en Colombia, adopta el presente Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (SARLAFT).

Como empresa dedicada a la prestación de servicios de transporte privado, especialmente al sector hidrocarburos, reconocemos la importancia de proteger nuestras operaciones contra los riesgos de LA/FT, garantizando la transparencia y legalidad en todas nuestras actividades comerciales.

1.2 Objetivo general

Establecer los lineamientos, políticas, procedimientos y mecanismos de control para la prevención y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo en todas las operaciones de JAB S.A.S., dando cumplimiento a la normatividad colombiana vigente.

1.3 Objetivos específicos

  • Identificar y evaluar los riesgos de LA/FT asociados a la operación de transporte en el sector hidrocarburos.
  • Implementar controles efectivos para mitigar los riesgos identificados.
  • Establecer procedimientos de debida diligencia para el conocimiento de clientes, proveedores y empleados.
  • Definir mecanismos de monitoreo y detección de operaciones inusuales y sospechosas.
  • Garantizar el reporte oportuno a las autoridades competentes.
  • Promover una cultura de cumplimiento en toda la organización.

1.4 Alcance

Este manual aplica a:

  • Todos los empleados de JAB S.A.S., independientemente de su nivel jerárquico o tipo de vinculación.
  • Todas las operaciones y servicios prestados por la empresa.
  • Todos los procesos de vinculación y relacionamiento con clientes, proveedores, empleados y terceros.
  • Todas las sedes y áreas operativas de la empresa en el territorio nacional.

2. MARCO LEGAL Y NORMATIVO

2.1 Normatividad principal

  • Ley 1121 de 2006: Normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo
  • Ley 1762 de 2015: Adopción de instrumentos para prevenir, controlar y sancionar el contrabando, el lavado de activos y la evasión fiscal.
  • Decreto 1674 de 2016: Sistema de Gestión del Riesgo de LA/FT para el sector de transporte de carga
  • Resolución 74854 de 2016 – Superintendencia de Puertos y Transporte: Implementación del SIPLAFT en empresas de transporte
  • Circular Externa 100-000016 de 2020 – Supersociedades: Régimen de medidas mínimas para la prevención del riesgo LA/FT

2.2 Normatividad Complementaria

  • Recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI)
  • Convención de Viena de 1988
  • Convención de Palermo de 2000
  • Resoluciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas
  • Circulares e instructivos de la UIAF

2.3 Regulación sectorial específica

Dado que JAB S.A.S. presta servicios al sector hidrocarburos, también considera:

  • Mejores prácticas internacionales del sector oil & gas
  • Lineamientos de la Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH)
  • Estándares de cumplimiento exigidos por operadores petroleros internacionales

3. DEFINICIONES Y GLOSARIO

3.1 Definiciones principales

– Lavado de activos (LA): Proceso mediante el cual se busca dar apariencia de legalidad a recursos provenientes de actividades ilícitas.

– Financiación del terrorismo (FT): Recolección o suministro de fondos con el conocimiento de que van a usarse para apoyar el terrorismo o a organizaciones terroristas.

– SARLAFT: Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.

– Cliente: Toda persona natural o jurídica con la cual JAB S.A.S. establece y mantiene una relación contractual para la prestación de servicios de transporte.

– Contraparte: Personas naturales o jurídicas con las cuales la empresa tiene vínculos comerciales, de negocios o contractuales (incluye proveedores, empleados, accionistas).

– Debida diligencia: Conjunto de medidas de conocimiento de la contraparte que permite identificar plenamente a las personas con quienes se establece una relación comercial.

– Operación inusual: Aquella operación cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica ordinaria o normal del cliente.

– Operación sospechosa: Operación inusual que, además, no puede ser razonablemente justificada.

– PEP (Persona Expuesta Políticamente): Personas que por su cargo manejan recursos públicos o tienen poder de decisión e influencia.

– ROS: Reporte de operación sospechosa que se envía a la UIAF.

– UIAF: Unidad de Información y Análisis Financiero de Colombia.

3.2 Definiciones operativas del Sector Transporte

– Servicio de transporte privado: Aquel que tiende a satisfacer necesidades de movilización de personas o cosas dentro del ámbito de las actividades exclusivas de las personas naturales o jurídicas.

– Generador de carga: Persona natural o jurídica que entrega mercancías al transportador para su movilización (en nuestro caso, empresas del sector hidrocarburos).

– Manifiesto de carga: Documento que ampara el transporte de mercancías ante las autoridades de tránsito.

4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SARLAFT

4.1 Junta Directiva / Asamblea de Accionistas

Responsabilidades:

  • Aprobar el Manual SARLAFT y sus actualizaciones.
  • Designar al Oficial de Cumplimiento.
  • Asignar los recursos necesarios para la implementación del SARLAFT.
  • Pronunciarse sobre los informes del Oficial de Cumplimiento.
  • Aprobar los procedimientos para la vinculación de clientes PEP.

4.2 Representante legal

Responsabilidades:

  • Garantizar la implementación efectiva del SARLAFT.
  • Presentar a la Junta Directiva los informes del Oficial de Cumplimiento.
  • Certificar ante la Superintendencia el cumplimiento del SARLAFT.
  • Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento.
  • Asegurar que se implementen las políticas aprobadas por la Junta Directiva.

4.3 Oficial de Cumplimiento

Perfil:

  • Profesional con conocimiento en administración de riesgos LA/FT.
  • Capacidad de liderazgo y comunicación
  • Conocimiento del sector transporte e hidrocarburos
  • Sin funciones que generen conflicto de interés.

Funciones principales:

  • Velar por el cumplimiento efectivo del SARLAFT.
  • Presentar informes trimestrales a la Junta Directiva.
  • Enviar reportes a la UIAF (ROS, ausencia de ROS, transacciones en efectivo).
  • Coordinar el programa de capacitación.
  • Proponer actualizaciones al manual SARLAFT.
  • Atender requerimientos de autoridades competentes.
  • Evaluar los informes de auditoría interna.
  • Diseñar las metodologías de segmentación y clasificación de riesgos.

4.4 Área de Operaciones y Logística

Responsabilidades:

  • Aplicar procedimientos de conocimiento del cliente al recibir solicitudes de servicio.
  • Verificar la información de origen y destino de las cargas.
  • Reportar operaciones inusuales al Oficial de Cumplimiento.
  • Mantener actualizada la documentación de cada servicio.

4.5 Área comercial

Responsabilidades:

  • Realizar la debida diligencia inicial de clientes potenciales.
  • Recopilar la documentación requerida para vinculación.
  • Verificar que los clientes no estén en listas restrictivas.
  • Actualizar anualmente la información de clientes.

4.6 Área de Recursos Humanos

Responsabilidades:

  • Aplicar procedimientos de conocimiento del empleado.
  • Verificar antecedentes de candidatos y empleados.
  • Coordinar capacitaciones en LA/FT.
  • Reportar situaciones inusuales del personal.

4.7 Revisoría Fiscal / Auditoría Interna

Responsabilidades:

  • Evaluar el cumplimiento del SARLAFT.
  • Informar deficiencias encontradas al Oficial de Cumplimiento.
  • Incluir en sus informes el resultado de la evaluación del SARLAFT.
  • Poner en conocimiento del Oficial de Cumplimiento operaciones sospechosas.

5. METODOLOGÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO LA/FT

5.1 Identificación del riesgo

5.1.1 Factores de riesgo

Factor cliente:

  • Empresas del sector hidrocarburos (exploración, producción, refinación)
  • Empresas de servicios petroleros
  • Contratistas del sector energético
  • Clientes ocasionales vs. recurrentes
  • Ubicación geográfica de operaciones

Factor Producto/Servicio:

  • Transporte de equipos petroleros
  • Movilización de personal a campos petroleros
  • Transporte de materiales peligrosos
  • Servicios en zonas de frontera
  • Servicios de logística integral

Factor canal de distribución:

  • Contratación directa
  • Intermediarios o brokers
  • Plataformas digitales
  • Licitaciones públicas

Factor jurisdicción:

  • Operaciones en zonas de conflicto armado
  • Municipios con presencia de grupos ilegales
  • Zonas fronterizas
  • Áreas de explotación minero-energética

5.1.2 Riesgos específicos del sector

  • Transporte de mercancías de contrabando camufladas
  • Uso de vehículos para actividades ilícitas
  • Infiltración de organizaciones criminales
  • Corrupción en puntos de control
  • Desvío de combustibles
  • Falsificación de documentos de transporte

5.2 Medición y evaluación del riesgo

5.2.1 Matriz de riesgo inherente

Se evalúa cada riesgo identificado considerando:

MATRIZ PESTEL

PROCESO CÓDIGO EVENTO DE RIESGO FACTOR DE RIESGO CAUSA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO INHERENTE CONTROL EXISTENTE NATURALEZA AUTOMATIZACIÓN FRECUENCIA VALOR DEL CONTROL RIESGO RESIDUAL
Riesgo Operativo R3 Ser utilizado como medio de intercambio de mercancía ilícita Transporte de mercancía ilícita El servicio de transporte se realiza fuera de instalaciones... 3 5 15 Realizar inspecciones aleatorias... Preventivo Manual Permanente 3 5,00
Riesgo Económico R3 Ser utilizado como medio para financiar microtráfico... Facturación de fletes y caja menor sobrevalorada En ocasiones los conductores deben pernoctar... 4 3 12 Llamar a establecimientos donde registran gastos... Correctivo Semiautomático Permanente 3 4,00
Riesgo Jurisdicción R4 Ser utilizado como medio de transporte para prestar servicios... Vulneración de la cadena de transporte... Entrega de vehículo a personal contratado... 4 4 16 Ubicación a través de GPS integrado... Preventivo Automático Permanente 4 4,00
Riesgo Jurisdicción R3 Ser utilizado como medio de transporte para prestar servicios... Prestación de servicios en zonas costeras... En ocasiones el servicio de transporte se dirige... 3 5 15 Ubicación a través de GPS integrado... Preventivo Automático Permanente 4 3,75
Riesgo Cliente R2 Ser utilizado como medio de transporte... Prestar servicios a clientes vinculados a LA/FT Inicialmente por no contar con herramientas... 2 4 12 Ejercer controles rigurosos... Preventivo Automático Permanente 3 4
Riesgo Legal R1 Hacer caso omiso a posibles controles... No implementación de políticas de prevención... La empresa no cuenta con controles... 2 3 6 Contar con políticas SARLAFT... Preventivo Manual Permanente 4 1,5

5.2.2 Clasificación del riesgo

PROCESO CÓDIGO EVENTO DE RIESGO FACTOR DE RIESGO CAUSA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO INHERENTE CONTROL EXISTENTE NATURALEZA AUTOMATIZACIÓN FRECUENCIA VALOR DEL CONTROL RIESGO RESIDUAL
Riesgo Operativo R3 Ser utilizado como medio de intercambio de mercancía ilícita Transporte de mercancía ilícita El servicio de transporte se realiza fuera de instalaciones de la empresa y depende de personal externo que si bien puede ser evaluado sus antecedentes se corre el riesgo de eventuales situaciones de financiación y pagos por el transporte de mercancía sospechosa de ilicitud 3 5 15 Realizar inspecciones aleatorias bajo la supervisión de personal encargado y control de recepción y entrega de mercancía Preventivo Manual Permanente 3 5,00
Riesgo Económico R3 Ser utilizado como medio para financiar microtráfico y lavado de activos Facturación de fletes y caja menor sobrevalorada En ocasiones los conductores de vehículos deben pernoctar en sitios distintos a sus lugares de domicilio debido al servicio de transporte. Con eso se realizan pagos en hostales y hoteles que en la mayoría de veces no cuentan con facturación electrónica. 4 3 12 Llamar a establecimientos donde registran los transportadores el gasto de caja menor y verificar valores pagados Correctivo Semiautomático Permanente 3 4,00
Riesgo Jurisdicción R4 Ser utilizado como medio de transporte para prestar servicios a personal vinculado con FT/LA Vulneración de la cadena de transporte, desviación de puntos de origen y llegada de mercancía y personas Entrega de vehículo a personal contratado para transporte. Se desconoce en ocasiones punto de llegada puesto que depende del personal que en él se transporta 4 4 16 Ubicación a través de GPS integrado al vehículo Preventivo Automático Permanente 4 4,00
Riesgo Jurisdicción R3 Ser utilizado como medio de transporte para prestar servicios a personal vinculado con FT/LA Prestación de servicios en zonas geográficas costera o de explotación económica de minerales líquidos y sólidos En ocasiones el servicio de transporte se dirige o tiene como puntos de llegada y salida zonas geográficamente peligrosas por la ocurrencia de delitos fuente 3 5 15 Ubicación a través de GPS integrado al vehículo. Verificación constante de información con empresas del sector Preventivo Automático Permanente 4 3,75
Riesgo Cliente R2 Ser utilizado como medio de transporte para prestar servicios a personal vinculado con FT/LA Prestar servicios a clientes eventualmente vinculados a LA/FT Inicialmente por no contar con herramientas que permitan la identificación de riesgos inherentes a estos clientes por actividades sospechosas 2 4 12 Ejercer controles rigurosos en la implementación de la prevención de LA/FT Preventivo Automático Permanente 3 4
Riesgo Legal R1 Hacer caso omiso a posibles controles para la prevención del LA/FT No implementación de políticas de prevención de LA/FT ni contar con filtros de contratación La empresa no cuenta con ninguna clase de control frente a la contratación de clientes y prestadores de servicios 2 3 6 Contar con políticas SARLAFT y Oficial de cumplimiento Preventivo Manual Permanente 4 1,5

5.3 Control del Riesgo

 

5.3.1 Controles Preventivos

  • Verificación en listas restrictivas antes de vinculación
  • Validación de documentos y referencias comerciales
  • Visitas a instalaciones de clientes nuevos
  • Capacitación continua del personal
  • Políticas claras de vinculación y permanencia

 

5.3.2 Controles Detectivos

  • Monitoreo de operaciones inusuales
  • Análisis de señales de alerta
  • Cruces de información con bases de datos
  • Auditorías periódicas
  • Revisión de cumplimiento normativo

 

5.3.3 Controles Correctivos

  • Procedimientos de reporte interno y externo
  • Planes de acción ante detección de riesgos
  • Terminación de relaciones comerciales riesgosas
  • Actualización de políticas y procedimientos
  • Fortalecimiento de controles débiles

 

5.4 Monitoreo del Riesgo

  • Seguimiento trimestral de indicadores de riesgo
  • Actualización anual de la matriz de riesgos
  • Evaluación de efectividad de controles
  • Análisis de tendencias y patrones
  • Revisión de cambios normativos

 

6. POLÍTICAS GENERALES DEL SARLAFT

 

6.1 Políticas de Vinculación

 

6.1.1 Clientes

Política General: JAB S.A.S. solo establecerá relaciones comerciales con personas naturales o jurídicas cuya identidad pueda ser plenamente verificada y cuyas actividades económicas sean lícitas y transparentes.

 

Criterios de Aceptación:

  • Actividad económica claramente definida y legal
  • Documentación completa y verificable
  • No aparecer en listas restrictivas nacionales o internacionales
  • Justificación clara del servicio requerido
  • Coherencia entre la capacidad económica y el servicio solicitado

 

Clientes No Aceptables:

  • Personas incluidas en listas OFAC, ONU, o listas nacionales
  • Empresas con antecedentes penales por LA/FT
  • Personas que no suministren información mínima requerida
  • Actividades económicas de alto riesgo no mitigable

 

6.1.2 Proveedores

Requisitos Mínimos:

  • Verificación de existencia y representación legal
  • Confirmación de actividad económica
  • Referencias comerciales verificables
  • Consulta en listas restrictivas
  • Para proveedores críticos: visita a instalaciones

 

6.1.3 Empleados

Proceso de Vinculación:

  • Estudio de seguridad completo
  • Verificación de referencias laborales y personales
  • Consulta en centrales de riesgo
  • Declaración de bienes y conflictos de interés (cargos críticos)
  • Cláusulas LA/FT en contratos laborales

 

6.2 Política de Conocimiento de la Contraparte

 

6.2.1 Información Mínima Requerida – Personas Jurídicas

Documentación:

  • Certificado de existencia y representación legal (no mayor a 30 días)
  • RUT actualizado
  • Estados financieros (últimos 2 años)
  • Composición accionaria (participación superior al 5%)
  • Cédula del representante legal
  • Referencias comerciales (mínimo 2)
  • Certificación bancaria

 

Información Adicional para Clientes del Sector Hidrocarburos:

  • Licencias ambientales
  • Contratos con operadores petroleros
  • Permisos de la ANH
  • Certificaciones de calidad y seguridad industrial

 

6.2.2 Información Mínima Requerida – Personas Naturales

  • Cédula de ciudadanía
  • RUT (si aplica)
  • Certificación de ingresos o declaración de renta
  • Referencias comerciales y/o personales
  • Autorización para consulta en centrales de riesgo

 

6.3 Política de Manejo de Efectivo

Restricciones:

  • No se aceptan pagos en efectivo superiores a 5 SMMLV
  • Todo pago debe realizarse mediante transferencia bancaria o cheque
  • Los pagos deben provenir de cuentas a nombre del cliente
  • No se aceptan pagos de terceros sin justificación documentada

 

6.4 Política de Conservación de Documentos

  • Documentos de vinculación: 10 años después de terminada la relación
  • Registros de operaciones: 10 años desde la fecha de la operación
  • Reportes a la UIAF: Permanente
  • Actas de Junta Directiva sobre SARLAFT: Permanente
  • Informes del Oficial de Cumplimiento: 10 años

 

6.5 Política de Reserva y Confidencialidad

  • Prohibición absoluta de informar al cliente sobre reportes ROS
  • Manejo confidencial de información relacionada con investigaciones
  • Acceso restringido a información sensible del SARLAFT
  • Sanciones por violación de confidencialidad

 

6.6 Política de Capacitación

Programa Anual:

  • Inducción SARLAFT para nuevos empleados (primeros 30 días)
  • Capacitación anual para todo el personal
  • Capacitación especializada para áreas críticas (semestral)
  • Actualización normativa cuando se requiera

Contenido Mínimo:

  • Marco normativo LA/FT
  • Tipologías y señales de alerta del sector
  • Procedimientos internos de reporte
  • Consecuencias del incumplimiento
  • Casos prácticos del sector transporte

 

6.7 Política de Colaboración con Autoridades

JAB S.A.S. colaborará de manera plena y oportuna con las autoridades competentes en la prevención y control del LA/FT, suministrando la información requerida dentro de los términos legales establecidos.

7. PROCEDIMIENTOS DE DEBIDA DILIGENCIA

 

7.1 Debida Diligencia Estándar

 

7.1.1 Procedimiento de Vinculación de Clientes

Paso 1: Solicitud de Servicio

  • Recepción de solicitud formal
  • Asignación de ejecutivo comercial responsable
  • Registro en sistema de gestión

 

Paso 2: Recopilación de Información

  • Entrega de formulario de vinculación
  • Solicitud de documentos soporte
  • Verificación de completitud documental

 

Paso 3: Verificación y Validación

  • Consulta en listas restrictivas (OFAC, ONU, PEP, otras)
  • Verificación telefónica de referencias
  • Validación de documentos en fuentes oficiales
  • Consulta en centrales de riesgo (si aplica)

 

Paso 4: Análisis y Clasificación de Riesgo

  • Aplicación de matriz de segmentación
  • Asignación de nivel de riesgo (Bajo, Medio, Alto)
  • Documentación de análisis realizado

 

Paso 5: Aprobación

  • Nivel de riesgo bajo: Aprueba Gerente Comercial
  • Nivel de riesgo medio: Aprueba Gerente General
  • Nivel de riesgo alto: Aprueba Junta Directiva previo concepto del Oficial de Cumplimiento

 

Paso 6: Formalización

  • Elaboración de contrato de servicios
  • Inclusión de cláusulas LA/FT
  • Apertura en sistema comercial
  • Archivo de documentación

 

7.2 Debida Diligencia Intensificada

Se aplica a:

  • Clientes clasificados como PEP
  • Operaciones en zonas de frontera
  • Clientes de países no cooperantes GAFI
  • Transacciones superiores a 500 SMMLV
  • Clientes con actividades de alto riesgo

 

7.2.1 Medidas Adicionales

  • Entrevista presencial obligatoria
  • Visita a instalaciones del cliente
  • Solicitud de estados financieros auditados
  • Verificación de origen de fondos
  • Aprobación por dos instancias superiores
  • Monitoreo mensual de operaciones
  • Actualización semestral de información

 

7.3 Debida Diligencia Simplificada

Aplicable solo a:

  • Entidades públicas del orden nacional
  • Empresas vigiladas por Superintendencia Financiera
  • Clientes de bajo riesgo con antigüedad superior a 5 años

 

7.3.1 Medidas Simplificadas

  • Verificación básica de identidad
  • Consulta simplificada en listas
  • Actualización bianual de información
  • Monitoreo trimestral

 

7.4 Conocimiento del Empleado

 

7.4.1 Vinculación

Documentación Requerida:

  • Hoja de vida actualizada
  • Certificados de estudio
  • Certificados laborales
  • Referencias personales (2) y laborales (2)
  • Antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales
  • Examen médico ocupacional

Verificaciones:

  • Consulta en listas restrictivas
  • Visita domiciliaria
  • Estudio de seguridad
  • Polígrafo (para cargos críticos)

 

7.4.2 Monitoreo Continuo

  • Actualización anual de información
  • Declaración de conflictos de interés
  • Reporte de cambios patrimoniales significativos
  • Evaluación de estilo de vida vs. ingresos

 

7.5 Conocimiento de Proveedores

 

7.5.1 Clasificación de Proveedores

Críticos:

  • Arrendamiento de vehículos
  • Suministro de combustible
  • Servicios de seguridad
  • Intermediación de carga

No Críticos:

  • Papelería y suministros
  • Servicios públicos
  • Mantenimientos menores

 

7.5.2 Procedimiento de Vinculación

Similar al de clientes, con énfasis en:

  • Verificación de idoneidad técnica
  • Validación de permisos y licencias
  • Confirmación de cobertura de seguros
  • Evaluación de cumplimiento normativo sectorial

 

8. SEÑALES DE ALERTA Y OPERACIONES INUSUALES

 

8.1 Señales de Alerta Generales

 

8.1.1 Relacionadas con el Cliente

  • Renuencia a proporcionar información completa
  • Información falsa o inconsistente
  • Cambios frecuentes en la información suministrada
  • Operaciones que no corresponden con la actividad económica
  • Incremento injustificado en el volumen de operaciones
  • Uso de múltiples empresas para contratar servicios similares
  • Presión para agilizar trámites sin justificación

 

8.1.2 Relacionadas con la Operación

  • Rutas inusuales o económicamente injustificables
  • Cambios frecuentes de destino durante el transporte
  • Solicitudes de paradas no programadas
  • Transporte de mercancías no declaradas
  • Discrepancias entre la carga declarada y la real
  • Pagos fraccionados para evitar controles
  • Pagos desde cuentas de terceros no relacionados

 

8.2 Señales de Alerta Específicas del Sector Transporte de Hidrocarburos

 

8.2.1 Operativas

  • Solicitud de transporte a zonas sin infraestructura petrolera
  • Transporte de equipos sin documentación técnica
  • Movilización de combustibles sin guías de transporte
  • Solicitudes urgentes sin justificación operacional
  • Transporte nocturno injustificado de materiales
  • Desvíos de ruta en zonas de influencia de grupos ilegales
  • Tiempos de viaje inconsistentes con las distancias

 

8.2.2 Documentales

  • Manifiestos de carga con información incompleta
  • Facturas con valores irreales
  • Órdenes de servicio sin firma autorizada
  • Remisiones alteradas o falsificadas
  • Certificados de origen dudosos
  • Inconsistencias en pesajes de entrada y salida

 

8.2.3 Relacionadas con el Personal

  • Conductores con antecedentes judiciales no reportados
  • Cambios frecuentes de conductores sin justificación
  • Conductores que evitan puntos de control
  • Personal con mejoras patrimoniales injustificadas
  • Relaciones no declaradas con clientes o proveedores
  • Resistencia a cambios de ruta o vehículo

 

8.3 Procedimiento ante Operaciones Inusuales

 

8.3.1 Detección

Responsable: Todo empleado de JAB S.A.S. Acción: Reportar inmediatamente al superior directo y al Oficial de Cumplimiento

 

8.3.2 Análisis

Responsable: Oficial de Cumplimiento Plazo: 3 días hábiles Actividades:

  • Recopilar toda la información disponible
  • Verificar antecedentes del cliente
  • Analizar operaciones históricas
  • Consultar fuentes externas
  • Documentar el análisis realizado

 

8.3.3 Determinación

Criterios para clasificar como sospechosa:

  • No existe justificación económica o legal
  • Presenta características de tipologías conocidas
  • Involucra jurisdicciones de alto riesgo
  • El cliente no puede o no quiere explicar

 

8.3.4 Decisión

Operación Inusual Justificada:

  • Documentar justificación
  • Archivar análisis
  • Mantener monitoreo

Operación Sospechosa:

  • Preparar ROS
  • No informar al cliente
  • Considerar terminación de relación

 

8.4 Tipologías Específicas del Sector

 

8.4.1 Contrabando de Combustibles

Modus Operandi:

  • Desvío de combustibles durante el transporte
  • Adulteración de sellos y precintos
  • Falsificación de guías de transporte
  • Complicidad con personal de despacho

Controles:

  • GPS con geocercas en todos los vehículos
  • Sellos de seguridad numerados
  • Verificación fotográfica de carga y descarga
  • Auditorías sorpresa en ruta

 

8.4.2 Transporte de Mercancías Ilícitas

Modus Operandi:

  • Camuflaje en compartimientos ocultos
  • Declaración falsa de mercancías
  • Uso de rutas alternas para evadir controles
  • Soborno a autoridades

Controles:

  • Inspección física aleatoria de cargas
  • Prohibición de modificaciones no autorizadas a vehículos
  • Cámaras en zonas de cargue
  • Coordinación con autoridades

 

8.4.3 Financiación del Terrorismo

Modus Operandi:

  • Extorsión disfrazada de “servicios de seguridad”
  • Cobro de “vacunas” en ciertas rutas
  • Uso de empresas fachada
  • Triangulación de pagos

Controles:

  • Reporte inmediato de extorsiones
  • Verificación exhaustiva de nuevos clientes
  • Análisis de rentabilidad por ruta
  • Coordinación con Fuerza Pública

 

9. REPORTES INTERNOS Y EXTERNOS

 

9.1 Reportes Internos

 

9.1.1 Reporte de Operación Inusual (ROI)

Quién reporta: Cualquier empleado A quién: Oficial de Cumplimiento Cuándo: Inmediatamente detectada Cómo: Formato establecido o correo electrónico Contenido mínimo:

  • Fecha y hora de detección
  • Descripción de la operación
  • Datos del cliente involucrado
  • Razón por la cual se considera inusual
  • Documentos soporte

 

9.1.2 Informe Trimestral del Oficial de Cumplimiento

Destinatario: Junta Directiva Contenido:

  • Estadísticas de operaciones inusuales y sospechosas
  • Estado de cumplimiento del SARLAFT
  • Resultados de capacitaciones
  • Cambios normativos relevantes
  • Requerimientos de autoridades
  • Evolución del perfil de riesgo
  • Plan de trabajo siguiente trimestre

 

9.1.3 Informe de Auditoría

Frecuencia: Anual Responsable: Auditoría Interna/Revisoría Fiscal Contenido:

  • Evaluación de controles implementados
  • Cumplimiento de políticas y procedimientos
  • Efectividad del SARLAFT
  • Recomendaciones de mejora

9.2 Reportes Externos a la UIAF

 

9.2.1 Reporte de Operación Sospechosa (ROS)

Plazo: Inmediato (no puede exceder 2 meses desde la detección) Medio: Sistema SIREL de la UIAF Responsable: Oficial de Cumplimiento Información requerida:

  • Datos completos de personas involucradas
  • Descripción detallada de la operación
  • Señales de alerta identificadas
  • Documentos soporte digitalizados
  • Productos o servicios involucrados

Consideraciones especiales:

  • No requiere certeza de delito
  • No informar al reportado
  • Mantener absoluta confidencialidad
  • Conservar soportes permanentemente

 

9.2.2 Reporte de Ausencia de Operaciones Sospechosas

Periodicidad: Trimestral Fechas de corte: Marzo 31, Junio 30, Septiembre 30, Diciembre 31.

Plazo de envío: Dentro de los 10 días calendario siguientes Medio: Sistema SIREL

 

9.2.3 Reporte de Transacciones en Efectivo

Aplica a: Transacciones individuales o múltiples en efectivo superiores a $10.000.000 Periodicidad: Mensual (si aplica) Plazo: Dentro de los 10 días calendario del mes siguiente Información:

  • Identificación completa del cliente
  • Monto de la transacción
  • Fecha y ciudad
  • Tipo de transacción
  • Número de cuenta (si aplica)

 

9.2.4 Reporte de Clientes Exonerados

Aplicable cuando: Se exonera del reporte de efectivo a ciertos clientes Periodicidad: Anual Contenido: Listado de clientes exonerados con justificación

 

9.3 Reportes a Otras Autoridades

 

9.3.1 Superintendencia de Transporte

Reporte: Informe de cumplimiento SIPLAFT Periodicidad: Anual Contenido: Certificación de implementación y funcionamiento del sistema

 

9.3.2 Fiscalía General de la Nación

Cuándo: Cuando se tenga conocimiento de un posible delito Cómo: Denuncia formal Coordinación: A través del Oficial de Cumplimiento con asesoría jurídica

 

9.4 Atención de Requerimientos

 

9.4.1 Procedimiento

  1. Recepción: Registro inmediato y asignación al Oficial de Cumplimiento
  2. Análisis: Evaluación del alcance y compilación de información
  3. Preparación: Elaboración de respuesta con soporte documental
  4. Revisión: Validación por área jurídica
  5. Envío: Dentro del plazo establecido con confirmación de recibo
  6. Archivo: Conservación permanente de requerimiento y respuesta

 

9.4.2 Plazos de Respuesta

  • UIAF: Máximo 3 días hábiles (salvo plazo diferente indicado)
  • Fiscalía: Inmediato o según término procesal
  • Superintendencias: Según plazo otorgado (generalmente 10-15 días)

 

10. CAPACITACIÓN

 

10.1 Programa de Capacitación

 

10.1.1 Objetivos

  • Crear cultura de cumplimiento en prevención de LA/FT
  • Asegurar conocimiento de políticas y procedimientos
  • Desarrollar competencias para identificar riesgos
  • Actualizar sobre cambios normativos
  • Fortalecer el compromiso organizacional

10.1.2 Alcance

Población objetivo:

  • Totalidad de empleados directos
  • Contratistas en posiciones críticas
  • Nuevos miembros de Junta Directiva
  • Proveedores críticos (opcional)

 

10.2 Plan Anual de Capacitación

 

10.2.1 Capacitación de Inducción

Dirigida a: Nuevos empleados Duración: 4 horas Momento: Primeros 30 días de vinculación Contenido:

  • Conceptos básicos LA/FT
  • Marco normativo aplicable
  • Políticas internas SARLAFT
  • Procedimientos de reporte
  • Consecuencias del incumplimiento
  • Evaluación de conocimientos

 

10.2.2 Capacitación General Anual

Dirigida a: Todos los empleados Duración: 2 horas Frecuencia: Anual Contenido:

  • Actualización normativa
  • Nuevas tipologías identificadas
  • Casos prácticos del sector
  • Refuerzo de procedimientos
  • Estadísticas internas
  • Evaluación

 

10.2.3 Capacitación Especializada

Dirigida a: Personal de áreas críticas

  • Comercial
  • Operaciones
  • Contabilidad
  • Recursos Humanos

Duración: 4 horas Frecuencia: Semestral Contenido específico por área:

Área Comercial:

  • Procedimientos de debida diligencia
  • Identificación de clientes PEP
  • Señales de alerta en vinculación
  • Manejo de clientes de alto riesgo

Área de Operaciones:

  • Tipologías del sector transporte
  • Control de rutas y cargas
  • Verificación documental
  • Procedimientos de seguridad

Área Contable:

  • Identificación de transacciones inusuales
  • Control de pagos y recaudos
  • Reporte de operaciones en efectivo
  • Señales de alerta financieras

 

10.2.4 Capacitación para Directivos

Dirigida a: Junta Directiva y Alta Gerencia Duración: 2 horas Frecuencia: Anual Contenido:

  • Responsabilidades legales
  • Riesgos reputacionales y económicos
  • Indicadores de gestión SARLAFT
  • Mejores prácticas internacionales
  • Casos de sanciones en el sector

 

10.3 Metodología

 

10.3.1 Modalidades

  • Presencial: Capacitaciones críticas y de inducción
  • Virtual: Actualizaciones y refuerzos
  • E-learning: Módulos autoformativos
  • Talleres prácticos: Análisis de casos

 

10.3.2 Recursos Didácticos

  • Presentaciones interactivas
  • Videos instructivos
  • Casos de estudio del sector
  • Guías rápidas de consulta
  • Simulacros de detección

10.4 Evaluación y Seguimiento

 

10.4.1 Evaluación de Conocimientos

  • Pre-test y post-test en cada capacitación
  • Calificación mínima aprobatoria: 80%
  • Recuperación obligatoria para quienes no aprueben
  • Registro individual de capacitaciones

 

10.4.2 Indicadores de Efectividad

  • Porcentaje de cobertura de capacitación
  • Promedio de calificaciones obtenidas
  • Número de operaciones inusuales reportadas post-capacitación
  • Reducción de errores en procedimientos
  • Tiempo de respuesta en reportes

 

10.5 Registro y Documentación

Información a conservar:

  • Listas de asistencia
  • Material utilizado
  • Resultados de evaluaciones
  • Certificados emitidos
  • Cronograma ejecutado
  • Informe de resultados

Período de conservación: 5 años

 

11. SANCIONES Y RÉGIMEN SANCIONATORIO

 

11.1 Régimen Sancionatorio Interno

 

11.1.1 Conductas Sancionables

Faltas Leves:

  • No asistir a capacitaciones programadas sin justificación
  • Demora en actualización de información de clientes
  • Errores menores en diligenciamiento de formatos
  • Retraso en reportes internos no críticos

Faltas Graves:

  • Vinculación de clientes sin completar debida diligencia
  • No reportar operaciones inusuales detectadas
  • Incumplimiento reiterado de procedimientos
  • Negligencia en verificación de información
  • Divulgación no autorizada de información del SARLAFT

Faltas Gravísimas:

  • Informar al cliente sobre reportes ROS
  • Falsificación o alteración de documentos
  • Complicidad en operaciones de LA/FT
  • Obstrucción a investigaciones
  • Recibir beneficios para facilitar operaciones sospechosas
  • Destrucción de evidencias

 

11.1.2 Sanciones Aplicables

Para Faltas Leves:

  • Llamado de atención verbal
  • Llamado de atención escrito
  • Capacitación adicional obligatoria

Para Faltas Graves:

  • Amonestación escrita con copia a hoja de vida
  • Suspensión del cargo de 1 a 8 días
  • Multa hasta 20% del salario mensual
  • Retiro de funciones sensibles

Para Faltas Gravísimas:

  • Terminación del contrato con justa causa
  • Denuncia ante autoridades competentes
  • Reporte a centrales de riesgo laboral
  • Acción de repetición por perjuicios causados

 

11.1.3 Procedimiento Sancionatorio

  1. Conocimiento del hecho: Por reporte o detección
  2. Investigación preliminar: A cargo del Oficial de Cumplimiento (5 días)
  3. Apertura formal: Notificación al implicado con cargos
  4. Descargos: Plazo de 3 días hábiles
  5. Pruebas: Período de 5 días hábiles
  6. Decisión: Según gravedad:
    • Leves: Jefe inmediato
    • Graves: Gerencia General
    • Gravísimas: Junta Directiva
  7. Notificación: Por escrito con recursos procedentes
  8. Recursos: Reposición y apelación (3 días para interponer)

 

11.2 Régimen Sancionatorio Legal

 

11.2.1 Sanciones Administrativas

Superintendencia de Transporte:

  • Amonestación
  • Multas hasta 2000 SMMLV
  • Suspensión de licencias
  • Cancelación de permisos de operación

UIAF:

  • Multas hasta 200 SMMLV por no envío de reportes
  • Publicación de sanciones

 

11.2.2 Sanciones Penales

Delito de Lavado de Activos (Art. 323 Código Penal):

  • Prisión de 10 a 30 años
  • Multa de 1000 a 50000 SMMLV

Delito de Omisión de Control (Art. 325 Código Penal):

  • Prisión de 38 a 128 meses
  • Multa de 133.33 a 15000 SMMLV
  • Inhabilitación para ejercer profesión

Financiación del Terrorismo (Art. 345 Código Penal):

  • Prisión de 13 a 22 años
  • Multa de 1300 a 15000 SMMLV

 

11.3 Protección al Empleado Reportante

 

11.3.1 Garantías

  • Protección de identidad del reportante interno
  • Prohibición de represalias laborales
  • Estabilidad laboral reforzada
  • Canal confidencial de denuncia

 

11.3.2 Incentivos

  • Reconocimiento en evaluación de desempeño
  • Prioridad en programas de formación
  • Bonificación por detección efectiva (opcional)

 

12. DOCUMENTACIÓN Y CONSERVACIÓN DE REGISTROS

 

12.1 Documentos del SARLAFT

12.1.1 Documentos Fundamentales

Documento Responsable de Custodia Período de Conservación
Manual SARLAFT Oficial de Cumplimiento Permanente
Actas de Junta sobre SARLAFT Secretaría General Permanente
Código de Ética y Conducta Recursos Humanos Permanente
Matriz de Riesgos Oficial de Cumplimiento 5 años por versión
Políticas y Procedimientos Oficial de Cumplimiento 5 años por versión

12.1.2 Documentos de Contrapartes

Documento Responsable Conservación
Formularios de vinculación Comercial 10 años post-relación
Documentos de identificación Comercial 10 años post-relación
Estados financieros Comercial 10 años post-relación
Referencias verificadas Comercial 10 años post-relación
Actualizaciones de información Comercial 10 años post-relación
Estudios de seguridad empleados RRHH 10 años post-retiro

12.1.3 Registros de Operaciones

Registro Responsable Conservación
Manifiestos de carga Operaciones 10 años
Órdenes de servicio Comercial 10 años
Facturas y soportes contables Contabilidad 10 años
Registros de GPS y monitoreo Operaciones 2 años
Comunicaciones con clientes Comercial 5 años
12.1.4 Reportes y Análisis
Documento Responsable Conservación
ROS enviados Oficial de Cumplimiento Permanente
Reportes de ausencia Oficial de Cumplimiento Permanente
Análisis de inusuales Oficial de Cumplimiento 10 años
Informes trimestrales OC Oficial de Cumplimiento 10 años
Informes de auditoría Auditoría 10 años
Requerimientos autoridades Oficial de Cumplimiento Permanente

12.2 Sistema de Archivo

 

12.2.1 Archivo Físico

Ubicación: Área segura con acceso restringido

Organización: Por tipo de documento y orden cronológico Seguridad:

  • Acceso controlado con registro
  • Protección contra incendio y humedad
  • Inventario documentado
  • Préstamo con registro y devolución

 

12.2.2 Archivo Digital

Almacenamiento: Servidor seguro con backup diario

Organización: Estructura de carpetas estandarizada

Seguridad:

  • Acceso por perfiles y contraseñas
  • Registro de consultas (log)
  • Backup en nube o externo
  • Encriptación de información sensible

 

12.3 Gestión Documental

 

12.3.1 Control de Versiones

  • Numeración consecutiva de versiones
  • Registro de cambios realizados
  • Aprobación formal de actualizaciones
  • Distribución controlada
  • Retiro de versiones obsoletas

 

12.3.2 Acceso a la Información

Niveles de Acceso:

  • Público: Manual SARLAFT, políticas generales
  • Restringido: Procedimientos detallados, matrices
  • Confidencial: ROS, investigaciones, requerimientos
  • Altamente Confidencial: Información de inteligencia

 

12.3.3 Destrucción de Documentos

  • Solo después de cumplir período de conservación
  • Autorización del Oficial de Cumplimiento
  • Método seguro (trituración, incineración)
  • Acta de destrucción firmada
  • Para digitales: Borrado seguro certificado

 

12.4 Indicadores de Gestión

 

12.4.1 Indicadores de Cumplimiento

Indicador Fórmula Meta Frecuencia
Cobertura capacitación (Empleados capacitados/Total empleados) x 100 95% Trimestral
Actualización de clientes (Clientes actualizados/Total clientes) x 100 90% Anual
Oportunidad ROS ROS enviados en plazo/Total ROS 100% Mensual
Consulta listas Consultas realizadas/Vinculaciones 100% Mensual
12.4.2 Indicadores de Efectividad
Indicador Fórmula Meta Frecuencia
Detección inusuales Inusuales detectadas / Operaciones totales >0.5% Trimestral
Calidad de ROS ROS con feedback positivo UIAF / Total ROS >80% Anual
Tiempo de respuesta Promedio días respuesta requerimientos <3 días Mensual
Falsas alarmas Alertas descartadas / Total alertas <30% Trimestral

2.4.3 Indicadores de riesgo

Indicador Medición Límite Frecuencia
Clientes alto riesgo Porcentaje sobre total <15% Mensual
Operaciones zonas riesgo Porcentaje sobre total <25% Mensual
Concentración por cliente Facturación mayor cliente <30% Trimestral
PEPs en base Número absoluto Monitoreo Mensual
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción del Cambio Aprobado por
1.0 Octubre 2025 Emisión inicial del Manual SARLAFT Junta Directiva

APROBACIÓN

Este Manual SARLAFT ha sido aprobado por:

 

Junta Directiva de JAB S.A.S. Acta No. _____ del _____ de _____ de 2025

Firmas:

Presidente Junta Directiva

Representante legal

Oficial de cumplimiento